O tempo que uma empresa gasta na gestão de documentos provoca uma perda de produtividade equivalente a 19,5%, de acordo com uma pesquisa global da International Data Corporation (IDC). O dado reforça um problema recorrente no ambiente corporativo: a má organização e o armazenamento inadequado de informações.
Outro levantamento, realizado pela PwC e pelo Radicati Group, aponta que os gestores chegam a perder, em média, um mês por ano apenas procurando arquivos, enquanto profissionais gastam entre 5% e 15% do expediente lendo documentos, percentual que pode subir para 50%, quando é preciso localizar esses registros.
Além disso, a cada 12 segundos um documento se perde dentro de empresas brasileiras, conforme estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD).
A digitalização de documentos não é mais apenas uma opção, mas uma necessidade, oferecendo benefícios em termos de segurança, produtividade e sustentabilidade, segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). Ela ajuda a eliminar pilhas de papéis, reduzir os riscos de extravios e acessar informações por meio de computadores, tablets e smartphones, contribuindo para a sustentabilidade corporativa.
Com a evolução tecnológica, ferramentas baseadas em Inteligência Artificial (IA) facilitam a extração de dados e a automação de fluxos de trabalho. Plataformas de armazenamento em nuvem seguras e escaláveis, segundo o Sebrae, são inovações que agregam valor e competitividade ao mercado.
Quando se pensa em compliance, o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) também deve ser parte das práticas de governança corporativa, pois garante que informações críticas estejam organizadas, rastreáveis e acessíveis apenas a pessoas autorizadas, reduzindo riscos de falhas e não conformidades.
Segundo informações da empresa clickCompliance, estão entre os benefícios da gestão de documentos a redução de riscos legais e operacionais, a rastreabilidade e o controle em auditorias, a melhoria da cultura de compliance e comunicação interna e a economia de tempo com automação de processos
Além disso, ao aumentar a transparência, por meio do GED, é mais fácil garantir que todos estejam alinhados com as políticas da empresa e demonstrar o seu comprometimento com a conformidade e a ética corporativa.
Ainda de acordo com a empresa, qualquer tipo de documento que faça parte do programa de compliance pode ser gerenciado, como o código de conduta e ética, comunicados oficiais, regras de segurança da informação e políticas internas.
O que este artigo aborda:
Dicas para otimizar a gestão de documentos
Há estratégias que podem ser adotadas para otimizar o gerenciamento de documentos de uma empresa. Uma delas é mapear todos os tipos de documentação utilizados no negócio, como contratos, certidões, normas internas e atas de reunião.
Segundo a Central Brasileira de Documentos (CBRdoc), é importante identificar o trajeto de cada documento, entendendo onde ele é criado, por quais áreas circula e quais etapas percorre até ser arquivado ou descartado. Essa prática ajuda a estabelecer prioridades e evitar gargalos.
A CBRdoc também sugere classificar e separar os arquivos de acordo com critérios como tipo, setor responsável ou data, além de padronizar a nomeação para agilizar buscas e reduzir erros. Outra recomendação é limitar o acesso a documentos privados, garantindo que apenas profissionais autorizados possam manipulá-los.
Manter backups periódicos e realizar limpezas regulares da base documental também são práticas que ajudam a evitar sobrecarga e assegurar que apenas informações relevantes sejam armazenadas. Além disso, favorecem a conformidade com a Lei Geral da Proteção de Dados – LGPD (lei nº 13.709/2018), especialmente no descarte de dados sensíveis.
No quesito segurança e mobilidade, o armazenamento em nuvem também é apontado como um importante recurso. Ele oferece acesso remoto, maior proteção contra perdas físicas e, segundo a Serasa, pode ser combinado com recursos como criptografia e blockchain, que tornam os documentos imutáveis, auditáveis e protegidos contra acessos não autorizados.
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