A situação é comum: a mercadoria chegou, o boleto venceu ou o contador pediu a nota, e tudo o que você tem é a chave de acesso, aquele número de 44 dígitos que aparece no rodapé do pedido, no e-mail do fornecedor ou no código de barras do DANFE. A boa notícia é que, com essa chave, dá para recuperar e imprimir o documento sem precisar pedir ao emissor.
O que este artigo aborda:
- O que é a chave de acesso
- DANFE não é a nota fiscal
- Passo a passo para imprimir pela chave
- Quando a consulta não encontra a nota
- Tenho o XML. Fica mais fácil?
- Guarde o XML, não só o PDF
- Resumo
O que é a chave de acesso
Toda NF-e autorizada recebe uma chave única de 44 números. Ela não é aleatória: carrega o código do estado de emissão, o ano e o mês, o CNPJ do emitente, o modelo do documento (55 para NF-e, 65 para NFC-e), a série, o número da nota, a forma de emissão, um código numérico e, no fim, um dígito verificador que confere se a chave foi digitada corretamente. Por isso, um único número trocado já faz a consulta falhar.
DANFE não é a nota fiscal
Vale esclarecer um ponto que confunde muita gente. A nota fiscal eletrônica é um arquivo XML assinado digitalmente; é ele que tem validade jurídica. O que se imprime é o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), uma representação em papel ou PDF que acompanha a mercadoria e facilita a conferência. Imprimir a nota, na prática, significa gerar o DANFE a partir da chave ou do XML.
Passo a passo para imprimir pela chave
- Copie a chave completa. São 44 dígitos, sem espaços. Se ela estiver separada em blocos de quatro, não tem problema: a maioria das ferramentas remove os espaços sozinha.
- Abra uma ferramenta de consulta. O Portal Nacional da NF-e mostra um resumo da nota, mas não entrega o PDF pronto para imprimir. Ferramentas como o consulta de NF-e pela chave de acesso do Gerador de Danfe fazem a consulta e já devolvem o DANFE em PDF, direto no navegador, também pelo celular e sem certificado digital.
- Cole a chave e confirme. Em poucos segundos aparecem os dados do emitente, do destinatário e os valores.
- Baixe o PDF e imprima. Use papel A4. O DANFE segue o layout oficial e já sai com o código de barras da chave.
Quando a consulta não encontra a nota
- Chave digitada errada: confira os 44 dígitos. O último número é o dígito verificador; se ele não bater, a chave tem erro de digitação.
- Nota recém-emitida: pode levar alguns minutos até ficar disponível para consulta.
- Nota cancelada ou denegada: nesses casos não há DANFE válido para imprimir. Fale com o emissor.
- Consulta pública limitada: o portal público divulga apenas um resumo da nota, sem todos os itens. Se você precisa do documento completo, peça o XML ao fornecedor e gere o DANFE a partir dele.
Tenho o XML. Fica mais fácil?
Sim. Com o arquivo XML em mãos, você não depende de consulta nenhuma: basta enviá-lo a um gerador de DANFE online e baixar o PDF com todos os itens, impostos e informações complementares. É o caminho mais completo e o recomendado para guardar a nota na contabilidade.
Guarde o XML, não só o PDF
Depois de imprimir, lembre-se: quem tem obrigação de guardar documentos fiscais precisa manter o XML, pelo prazo legal de cinco anos. O DANFE impresso ou em PDF serve para conferência e circulação da mercadoria, mas é o XML que comprova a operação perante o fisco.
Resumo
Com a chave de acesso você consegue consultar a nota e imprimir o DANFE em poucos minutos, sem instalar programa e sem certificado digital. Se a consulta mostrar só o resumo, peça o XML ao emissor e gere o DANFE completo a partir dele.
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