No artigo de hoje lhe daremos 7 dicas muito importantes para melhorar suas atividades no
departamento de pessoal, aumentando sua produtividade e otimizando os recursos de sua empresa.
7 dicas essenciais para melhorar as atividades do departamento de pessoal, sugerimos que você siga
estas dicas para otimizar estas tarefas.
O que este artigo aborda:
- Substituir processos manuais por digitais
- Mapeamento do processo
- Definição de metas no departamento de pessoal
- Educar e treinar funcionários
- Investir em software de gestão de pessoal
- Manter os arquivos organizados
- Ser responsável ao delegar tarefas
Substituir processos manuais por digitais
Com tanta tecnologia disponível, a manutenção de um grande número de processos manuais na
rotina de trabalho é um grande revés para o Departamento de Pessoal. Os problemas são muitos,
tais como:
- Atrasos na obtenção de assinaturas;
- Perda de documentos;
- Perda de relatórios, entre outros.
Essas falhas causam um grande impacto na produtividade. No entanto, isto pode ser
resolvido adotando sistemas digitais para automação de processos.
Hoje já é possível, por exemplo, utilizar software de gestão de recursos humanos, substituir
assinaturas manuais por assinaturas eletrônicas e muito mais.
A redução do uso de papel físico gera grandes benefícios, como a troca mais rápida de documentos e
a redução dos custos de impressão, como toner e eletricidade.
Mapeamento do processo
O departamento de pessoal pode enfrentar problemas de eficiência operacional que são difíceis de
perceber no dia-a-dia. Algumas das mais comuns são:
- Pessoal subalterno ou excedente de pessoal da equipe;
- Processos de recrutamento e seleção demorados e super investidos;
- Processos de trabalho burocráticos, com etapas que poderiam ser eliminadas.
É necessário, portanto, mapear periodicamente os processos do Departamento de Pessoal,
detalhando:
- Que atividades são realizadas;
- Como eles são realizados;
- Quem é responsável por eles;
- Quanto tempo eles demoram a completar;
- Desta forma, é possível obter um diagnóstico preciso do que precisa ser feito para tornar o departamento mais ágil e produtivo.
A ideia do checklist do departamento de pessoal também deve ser estendida a outras partes da
empresa, pois é do interesse de todos os departamentos aumentar a eficiência operacional.
Definição de metas no departamento de pessoal
Gerenciar uma equipe sem estabelecer objetivos é como contar com a sorte. Além de serem pouco
profissionais, os resultados muitas vezes não são muito encorajadores.
Portanto, estabeleça uma direção para as atividades do departamento de pessoa.
Buscar uma gestão estratégica baseada em indicadores e estabelecer objetivos setoriais em
conjunto com toda a equipe.
Estas podem ser coisas simples como reduzir atrasos ou acelerar a elaboração de relatórios. O
importante é ter uma lista de objetivos concretos e realizáveis.
Quando você sabe para onde está indo, é mais fácil estabelecer uma rotina de trabalho adequada,
eliminando atividades pessoais do setor que não trazem nenhum resultado.
É também muito importante ter métricas adequadas para avaliar estes resultados. Desta forma, é
possível corrigir rapidamente o curso se o trabalho não estiver indo muito bem.
Educar e treinar funcionários
Manter os funcionários atualizados com as melhores tecnologias e práticas operacionais é muito
importante para aumentar a produtividade da equipe.
Para fazer isso, investir continuamente em treinamento corporativo e oficinas de funcionários.
Lembre-se de que funcionários qualificados são mais capazes de pensar estrategicamente e trazer
novas soluções para o Departamento de Pessoal.
É também essencial que o líder da indústria se estenda aos funcionários e esteja aberto ao diálogo,
criando um bom ambiente de trabalho.
Se a equipe estiver bem preparada e se sentir valorizada, as tarefas diárias serão feitas mais
rapidamente e melhor, e um escritório produtivo se desenvolverá.
Investir em software de gestão de pessoal
O investimento em um sistema de RH é essencial para otimizar as atividades do departamento de
pessoal.
Com esta ferramenta, o gerente pode:
- Integrar dados em uma única plataforma;
- Acompanhe os indicadores e desempenho detalhado de cada área da empresa em tempo real;
- Reduzir drasticamente o tempo gasto no gerenciamento de informações e relatório desorganizados;
- Melhorar o tempo de atividade;
- Aumentar a produtividade;
- Além da alta eficiência, estes benefícios são cruciais para reduzir os custos operacionais e administrativos da organização.
Manter os arquivos organizados
A gestão de documentos é uma das tarefas mais básicas do departamento de pessoal de qualquer
empresa.
Para evitar problemas, é necessário padronizar todos os arquivos e criar um código organizacional
compartilhado para eles.
Isto se aplica tanto aos documentos físicos quanto aos digitais. No caso dos arquivos digitais, uma
boa estratégia é investir em uma plataforma de RH que automatize esta organização e facilite a
busca.
Por outro lado, os arquivos físicos devem ser mantidos em um espaço grande, ventilado e bem
compartimentado.
É importante tomar o máximo cuidado para que este espaço seja à prova de fogo e outros acidentes,
para evitar danos permanentes aos documentos.
Este trabalho de organização reduz o tempo de espera no caso de uma busca urgente de um
determinado documento. Ele também minimiza o risco de perda de documentos, um problema que
pode levar, por exemplo, a responsabilidades desnecessárias relacionadas ao trabalho.
Ser responsável ao delegar tarefas
Os gerentes e profissionais mais experientes devem saber delegar tarefas, tanto no departamento
de pessoal como em outras áreas da empresa.
As atividades operacionais sempre existirão, mas executá-las não é o papel da gestão de RH.
Para que um grupo de profissionais possa se dedicar exclusivamente ao pensamento estratégico,
outra parte da equipe deve ser dedicada a estas tarefas.
O bom gerente deve analisar quem é mais adequado para certas atividades no departamento de RH
e garantir um bom fluxo de trabalho para que o serviço seja bem feito.
Dentro disso, ele deve apoiar a equipe sempre que necessário e trabalhar para tornar os processos
mais eficientes.
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